1. Đặt hàng PO2/PO
A. Định nghĩa và Trạng thái
Các trạng thái của phiếu PO2/PO
Phiếu Tạm : Sau khi tạo PO2-PO và Save ( lưu tạm) thì sẽ ở trạng thái Phiếu Tạm, ở trạng thái này có thể thêm, sửa sản phẩm, giá tiền gửi qua cho NCC xác nhận.
Đã Đặt Hàng : PO2 là trạng thái mà các bạn đã đặt hàng và chuyển qua cho Người xử lý để xử lý đơn đặt hàng nhập này .
Đã Xác Nhận Đặt Hàng : Người xử lý đã chọn NCC và địa điểm giao tới nơi nhận hàng
Đã tạo PO : Người xử lý chuyển PO2 thành PO ( đã hoàn thành PO2 )
Chờ NCC Xác nhận : NCC có thể thấy được trên giao diện để xác nhận, từ chối đặt hàng, và NCC có thể nhập số lượng có thể giao, địa điểm giao hàng từ NCC tới.
Đã xác nhận NCC : NCC đã bấm nút “Xác nhận” có thể đủ hàng hoặc giao số lượng NCC cung cấp.
Xét duyệt PO2 : PO2 cần được xét duyệt trước khi đẩy PO2 thành PO
Sau khi nhận hàng và kiểm tra nhập lại số lượng nhận hàng các bạn có thể syn tạo phiếu Đặt hàng trên Kiotviet.
Không có hàng : NCC bấm từ chối không giao, không có hàng.
Hoàn Thành : PO đã được hoàn thành và syn lên Kiotviet ( lên phiếu tạm Nhập hàng Kiotviet )
Đã Hủy : PO -PO2 Hủy với nhiều lý do khác nhau, đặt không đúng SP, không đủ hàng, đặt không đúng ngày….
Hiện tại từ PO2 -> tạo phiếu PO đang mặc định trạng thái PO là Đã xác nhận NCC, việc này là do các bạn đã đàm phán trước đó với NCC, nên đang bỏ qua quá trình NCC login vào hệ thống xác nhận có hàng hay không.
Đặt hàng nhập có 3 Form được sử dụng như sau :
Đặt hàng nhập PO2 : Dành cho các bạn đặt nhiều sản phẩm và nhiều NCC sử dụng cho các bạn ở Siêu Thị, cửa hàng, Fresh, Food, Kho… để đặt hàng, yêu cầu nhập hàng.
Loại PO Mặc định (Loại PO Mặc Định ) : Chủ yếu cho Fresh và các mặt hàng như hiện tại
Loại PO Đông Lạnh (Loại PO Đông Lạnh ) : Chủ yếu đặt các mặt hàng đông lạnh chuyển từ Kho Trung Tâm tới các chi nhánh yêu cầu
Loại PO SSM ( Dành cho SSM ) : Chủ yếu đặt các mặt hàng liên quan tới SSM, nguyên liệu.
Phân loại PO/PO2 Mặc Định, PO Đông lạnh, và PO SSM tách biệt nhau.
Đặt hàng nhập PO : Khi phiếu PO2 hoàn thành, Phiếu PO tạo ra từ phiếu PO2, và cho các bạn đặt nhiều sản phẩm và 1 NCC, syn phiếu lên Kiotviet để hoàn thành quá trình đặt hàng.
B. Hướng dẫn sử dụng PO2 và PO
Mục đích : PO2 cho tất cả các bạn dùng để đặt hàng mà chỉ quan tâm tới tên hàng và số lượng, giá nhập. PO là phiếu đặt hàng có thể tương tác với NCC và syn lên Phiếu “Đặt hàng” ở Kiotviet.
PO2 có 2 loại là Mặc định và Đông Lạnh ( dùng để yêu cầu chuyển hàng từ Kho Trung Tâm tới chi nhánh yêu cầu )
Sau khi hoàn thành PO2 sẽ tự sinh ra các phiếu PO với mỗi NCC sẽ được tạo ra 1 PO.
1. Hướng dẫn tạo PO2
Để tạo PO2 chúng ta có 2 cách là tạo từng PO2 và tạo từ Phân Tích Stock.
Các PO2 được tạo ra sẽ tự động gán NCC, giá của NCC khi sản phẩm đã cấu hình gán NCC và giá.
Cấu hình Sản Phẩm gán NCC ở ĐÂY
Chức năng này sử dụng cho các bạn ở siêu thị, cửa hàng để đặt hàng mà không cần quan tâm tới tên NCC, giá nhập. Và có thể sử dụng tốt trên điện thoại để đặt hàng.
Với tài khoản cửa hàng và siêu thị các bạn đăng nhập vào Admin và chọn Đặt Hàng Nhập (PO2) và nhập các thông tin trong phiếu ( hình minh họa ở dưới ).
Sau khi “Lưu Tạm” các bạn có thể thêm + sửa phiếu, cho tới khi đã đủ sản phẩm và số lượng cần đặt thì chuyển trạng thái “Đã Đặt hàng” cho các bạn Mua hàng xử lý.
Sau khi chuyển trạng thái “Đặt Hàng” -> Các bạn Thu Mua ( Người Xử lý ) sẽ xử lý : số lượng, giá nhập, NCC và thông tin giao từ đâu tới…
Lưu ý : Với cùng NCC thì chỉ chọn giao từ Chi nhánh tới hoặc giao từ NCC tới, không được chọn vừa giao từ NCC vừa giao từ Chi Nhánh tới.
Chọn “Xác Nhận” để có thể chuyển PO2 này thành PO.
Phiếu PO2 sẽ thành PO với nguyên tắc : Cùng tên NCC sẽ thành 1 PO. Vd như phiếu PO27 trên có 2 NCC, sau khi chuyển PO2 thành PO thì sẽ tạo thành 2 phiếu PO.
Sau khi chuyển thành công thì sẽ thấy icon màu đỏ chuyển thành màu xanh và có tên phiếu PO.
Lúc này đã hoàn thành chuyển PO2 thành PO và chuyển qua xử lý ở PO
Khi gọi danh mục chứa các sản phẩm ra để đặt hàng nhanh, để loại bỏ các SL không cần đặt ( không nhập số lượng hoặc số lượng bằng 0 ) các bạn chỉ cần click vào nút Xoá SL thì các SP không đặt này sẽ biến mất khỏi PO2, từ đó chúng ta lưu để đặt những SP cần đặt ( có số lượng ).
2. Hướng dẫn tạo PO
PO được sinh ra khi chuyển từ PO2 qua và có thể tự tạo PO.
Phiếu PO được tạo từ PO2
Xử lý PO tương tự như hướng dẫn dưới
Phiếu PO tự tạo
Sau khi đăng nhập vào Admin chọn Đặt hàng nhập (menu) để xem và tạo Đặt hàng nhập
Lưu ý : PO tự tạo sẽ không có chọn được giao từ đâu tới cân nhắc khi sử dụng chức năng này.
Chọn ngày nhận hàng trước để khi tìm kiếm sản phẩm sẽ có gợi ý số lượng bán của 7 ngày trước tính từ ngày nhận hàng vừa chọn.
Tìm kiếm tên hàng hóa hoặc mã SP để điền số lượng và kiểm tra ( sửa) giá nhập.
Chọn Nhà Cung Cấp ( NCC ) và chi nhánh nhận hàng.
Sau khi nhập đủ thông tin chọn Save lại để phiếu được ghi nhận, sau khi tạo ở bước này PO ở trạng thái Phiếu tạm, và chúng ta có thể sửa lại trước khi chuyển trạng thái cho NCC xác nhận.
Chuyển Trạng thái phiếu tạm qua trạng thái : NCC Chờ xác nhận.
Chọn Chờ NCC Xác nhận để PO được gửi tới NCC xác nhận giao hàng.
Sau khi chuyển trạng thái này thì tài khoản của NCC sẽ thấy được PO và xác nhận đủ hàng hoặc từ chối. NCC đăng nhập vào tài khoản sẽ thấy PO đang chờ xác nhận.
Sau khi NCC xác nhận PO thì Trạng thái PO sẽ hiển thị Đã xác nhận NCC, ở trạng thái này Thu mua check xem NCC có xác nhận giao đủ hàng không ? Nếu không thì sẽ liên hệ NCC hoặc đặt thêm PO khác để nhập NCC khác.
Nếu NCC xác nhận đủ hàng thì chờ NCC giao hàng và kiểm đếm số lượng thực tế để chuyển PO thành trạng thái Hoàn Thành.
Khi NCC xác nhận từ chối thì PO sẽ ở trạng thái Không có hàng. Lúc này Thu mua sẽ chọn lại NCC khác để đặt hàng.
Sau khi NCC xác nhận giao đủ hàng : Chờ NCC giao hàng tới và kiểm đếm số lượng thực tế nhận hàng.
Người nhận hàng sẽ xem PO và xác nhận lại số lượng thực tế nhận trước khi chuyển trạng thái PO qua Hoàn Thành.
Khi chuyển Trạng thái PO về Hoàn Thành thì sẽ hiển thị lên ICON màu đỏ ở ngoài cùng bên phải, kiểm tra lại và bấm vào ICON màu đỏ để syn phiếu PO này lên Kiotviet ( Nhập hàng ).
Các loại PO đều đẩy được lên KOV ( trước đây chỉ có Mặc định và SSM )
Kiểm tra và thao tác trên Kiotviet
Trên kiotviet các bạn vào phần Giao dịch -> Phiếu Nhập hàng, khi syn PO lên thì trạng thái phiếu sẽ là phiếu tạm, để các bạn có thể kiểm tra, chỉnh sửa lại trước khi hoàn thành việc nhập hàng.
Chức năng gợi ý số lượng bán được ( chọn ngày nhận hàng trước khi sử dụng ).
Tạo PO Tổng từ các PO.
Mục đích : Các chi nhánh đặt hàng cùng NCC sẽ có nhiều PO giao hàng tới 1 chi nhánh, vì vậy để xem số lượng hàng tổng mà NCC giao cho Chi nhánh chúng ta gộp các PO lại với nhau.
Điều kiện gộp PO : Cùng NCC, Cùng Chi nhánh nhận hàng, cùng ngày, Trạng thái PO “ Đã Xác nhận NCC”.Các PO2-PO Đông Lạnh không trong list gộp PO Tổng.
Trên thanh lưới của PO tìm kiếm chi nhánh nhận hàng, NCC, và ngày cần gộp PO lại.
Last updated